tio tips för en framgångsrik försäljning skatt revision

oavsett om ditt företag just har börjat eller har funnits i flera år, någon gång Department of Revenue (DOR) kan komma knackar på dörren, vill granska dina böcker och register för att säkerställa att ditt företag har remittering krävs försäljning eller användning skatt.

många skatterådgivare har publicerat djupgående bästa praxis för att hantera momsrevisioner. Men, om din som de flesta småföretagare du inte har tid att bli en moms expert.

det är därför vi har sammanställt dessa 10 tips för att förbereda dig för och säkerställa en framgångsrik försäljning skatt revision.

1. Vet vad du säljer (pre-audit)

oavsett om du är en småföretagare eller bara ta itu med redovisning och skattefrågor för ett litet företag, bör du alltid förstå vad det är verksamheten säljer i förhållande till omsättningsskatteregler.

ibland vad du tycker är undantagna, till exempel, kan faktiskt beskattas, beroende på jurisdiktion. Alternativt, om du tillhandahåller en tjänst tillsammans med försäljningen av dina varor, kan tjänsten ingå i skattebasen, men samma tjänst kan vara befriad när den tillhandahålls ensam.

den viktigaste punkten är att veta vad du säljer och kontrollera statliga beskattningsregler för att undvika granskningsbedömningar på vägen.

upprätta en undantagscertifikatprocess (Pre-audit)

inte all försäljning som kvalificerar sig för ett undantag är undantagna på deras ansikte. Ofta gäller undantag baserat på köparen (t.ex. ideell) eller den avsedda användningen av de sålda varorna (t. ex. återförsäljning).

för att stödja undantaget i dessa fall måste en säljare erhålla ett korrekt ifyllt undantagsintyg från sin köpare. Och se till att uppmärksamma detaljerna i undantagsformuläret, problem uppstår när formuläret är fel eller undantagsperioden som anges på certifikatet har löpt ut.

om du har undantagna försäljning baserat på att få korrekt ifyllda undantagscertifikat, sedan upprätta en process för att lagra dessa certifikat och innan någon revision, se till att de certifikat som tillhandahålls är sådana ditt tillstånd kommer att acceptera. Om det finns fel, kontakta din köpare för att korrigera dokumentet innan revisionen börjar. Annars kan du fastna betala för obetald skatt, plus påföljder och ränta.

granska marketplace facilitator agreements (pre-audit)

granska och förstå eventuella avtal du kan ha med en Marketplace Facilitator, för att säkerställa att du samlar in, rapporterar och betalar på din försäljning via facilitator, efter behov.

mot bakgrund av förra årets USA: s högsta domstolsbeslut i Wayfair ändrar många stater sina regler när det gäller Marknadsplatsledare. Se till att dina Marketplace Facilitator-avtal fortfarande överensstämmer med dessa skatteändringar.

4. Upprätta en process för företagsköp och vet din användning skatteexponering

köpte du varor för användning i ditt företag utan att betala någon skatt? Om så är fallet kan du ha en skyldighet att själv bedöma användningsskatt på köpet. Fortsatt underlåtenhet att rapportera användningsskatt kan utlösa en revision. Det är viktigt att inrätta en process för att fånga och rapportera användningsskatt på inköp, efter behov.

5. Motta, tid översyn & svara på revisionsmeddelanden (Pre-revision)

du vill aldrig missa en DOR meddelande eller misslyckas med att i tid agera på meddelandet som krävs, särskilt en revisionsmeddelande.

om du har en online dor försäljning/användning skattekonto, se till att ditt företagsnamn, adress, telefon och e-post är alltid aktuell. Om du godkänner DOR att skicka meddelanden via online-konto, set-up en process för att även ta emot papperskopior per post. När du har fått ett meddelande, Läs det och svara senast det datum som krävs på meddelandet.

6. Ange ett angenämt revisionsstartdatum

revisorer är vanligtvis rimliga.

om du får ett meddelande om revision är det vanligtvis en första revisionskonferens planerad för att granska den övergripande revisionsplanen. Innan konferensen, räkna ut hur länge du kommer att behöva formellt förbereda och samla de dokument som behövs för revisionen, sedan arbeta med revisorn för att ställa in en angenäm revision startdatum.

revisorn kan begära att du undertecknar en stadga för begränsningar avstående. Det finns för-och nackdelar med att underteckna. Förlängningen kan ge dig mer tid att förbereda och göra revisorn mindre aggressiv i sin bedömning. Underlåtenhet att underteckna kan påverka den underliggande bedömningen eller överklagandeprocessen.

oavsett ditt beslut är det en bästa praxis under hela revisionen att hålla all kommunikation skriftlig och alltid svara på en revisors förfrågningar, även om det bara är att be om mer tid.

7. Samla revisionsdokumenten

samla dina Returer och relaterade försäljnings – /köpdokument innan revisionen påbörjas. Granska tidigare meddelanden och problem.

om det fanns en tidigare revision är det troligt att samma problem som uppstod tidigare kommer att vara målet för den nya revisionen. Kontrollera om skattesatsfel. Om en revisor hittar dem, kommer du sannolikt att behöva betala för den kostnaden.

på baksidan, använd någon revision som en möjlighet att granska dina poster för överbetalningar/återbetalningar och söka ersättning för dem.

8. Utse en revisionsplats & gå till kontakt

om en revisor planerar att vara på plats och du har ett litet men upptaget Kontor, hitta en plats för revisorn att sitta som är borta från de andra kontorsmedlemmarnas liv och rörelse (och prat).

vidare, för att undvika missförstånd mellan revisorn och annan personal på kontoret sätta tydliga grundregler för vem som kan samarbeta med och svara på revisorns frågor. Kom också ihåg här att det är bästa praxis att hålla all revisionskommunikation skriftlig.

9. Förstå revisorns relation och dina gränser

många skattemyndigheter lägger ut revisionsroller till tredje part. Det hjälper till att förstå det förhållandet och vilken användning Du kan ha under och efter revisionen när det gäller eventuella problem med tredjepartsrevisorn.

gör alltid följande:

  • under revisionen, checka in ofta för uppdateringar;
  • om ditt företag är säsongsbetonat och granskningsprovet är under din högsäsongperiod, begär en annan provprocess;
  • om revisorn finner engångsfel, begär att han/hon tar bort dem från provpoolen;
  • innan revisorn utfärdar sin formella bedömning, se till att du får tid att granska revisionsarbetet i detalj och försöka förhandla om eventuella problem före en slutlig bedömning;
  • slutligen, om den preliminära granskningsdetaljen ser dålig ut, överväga att omedelbart söka hjälp från en skatterådgivare.

10. Granska bedömning och överklaga vid behov

när revisionen är klar utfärdar revisorn sin bedömning. Om du håller med, betalar du bara bedömningen och fortsätter. Om bedömningen avser en knepig skattebyråregel, granska den faktiska stadgan bakom regeln för att se till att det inte finns någon feltolkning.

summan av kardemumman är att om du inte håller med bedömningen, sedan följa statens riktlinjer för ett överklagande.

om du känner dig över huvudet, sök råd från en skatterådgivare eller advokat som har erfarenhet av indirekta skattefrågor för att hjälpa dig att få det bästa resultatet och låta dig komma tillbaka till att hantera ditt företag.

oavsett om du överklagar en bedömning eller inte, gör dock några ändringar i ditt företag som behövs för att undvika framtida bedömningar.

sammanfattning

om du får en begäran om försäljning/användning av skatterevision, kom ihåg att revisorer är rimliga. Om du får en bedömning, se till att du genomför de ändringar som behövs för att åtgärda de fel som finns i revisionen så att ditt företag inte får samma bedömning, plus hårdare påföljder, under de kommande åren.

följ dessa 10 tips, särskilt Pre-audit tips, för att säkerställa ett framgångsrikt revisionsresultat. Överväg programvara för att hålla dina böcker och försäljningsskatter organiserade och alltid vara beredd på en revision. QuickBooks Moms har funktionalitet för att hjälpa dig att förbli moms kompatibel i hela USA.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.