dez dicas para uma auditoria de imposto sobre vendas bem-sucedida

se sua empresa está apenas começando ou existe há anos, em algum momento o Departamento de receita (DOR) pode bater à porta, querendo revisar seus livros e registros para garantir que sua empresa tenha remitido as vendas necessárias ou o imposto sobre uso.

muitos consultores fiscais publicaram práticas recomendadas detalhadas para lidar com auditorias fiscais sobre vendas. Mas, se você gosta da maioria dos proprietários de pequenas empresas, não tem tempo para se tornar um especialista em impostos sobre vendas.

é por isso que reunimos essas 10 dicas para ajudar a prepará-lo e garantir uma auditoria bem-sucedida do imposto sobre vendas.

1. Saiba o que você vende(pré-auditoria)

Se você é proprietário de uma pequena empresa ou lida apenas com as questões contábeis e fiscais de uma pequena empresa, você deve sempre entender o que é o negócio está vendendo em relação às regras do imposto sobre vendas.

às vezes, o que você acha que está isento, por exemplo, pode realmente ser tributável, dependendo da jurisdição. Alternativamente, se você fornecer um serviço junto com a venda de seus bens, o serviço pode ser incluído na base tributária, mas o mesmo serviço pode ser isento quando fornecido sozinho.

o ponto-chave é saber o que você está vendendo e verificar as regras de taxabilidade do Estado para evitar avaliações de auditoria no futuro.

estabelecer um processo de certificado de isenção (pré-auditoria)

nem todas as vendas que se qualificam para uma isenção estão isentas em seu rosto. Muitas vezes, as isenções se aplicam com base no comprador (por exemplo, sem fins lucrativos) ou no uso pretendido das mercadorias vendidas (por exemplo, revenda).

para apoiar a isenção nesses casos, o vendedor deve obter um certificado de isenção devidamente preenchido de seu comprador. E certifique-se de prestar atenção aos detalhes do formulário de isenção, surgem problemas quando o formulário está errado ou o período de isenção listado no certificado expirou.

Se você tiver vendas isentas com base no recebimento de certificados de isenção devidamente preenchidos, estabeleça um processo para armazenar esses certificados e, antes de qualquer auditoria, verifique se os certificados fornecidos são aqueles que seu estado aceitará. Se houver erros, entre em contato com seu(s) comprador (es) para corrigir o documento antes do início da auditoria. Caso contrário, você pode ficar preso pagando por impostos não cobrados, além de multas e juros.

Revise acordos de facilitador de mercado(pré-auditoria)

revise e entenda quaisquer acordos que você possa ter com um facilitador de mercado, para garantir que você esteja coletando, relatando e pagando suas vendas por meio do Facilitador, conforme necessário.À luz da decisão da Suprema Corte dos EUA no ano passado na Wayfair, muitos estados estão mudando suas regras em relação aos facilitadores do mercado. Certifique-se de que seus acordos de facilitador de mercado estejam em conformidade com essas alterações fiscais.

4. Estabeleça um processo para compras comerciais e conheça sua exposição fiscal de uso

você comprou mercadorias para uso em sua empresa sem pagar nenhum imposto? Nesse caso, você pode ter a obrigação de AutoAvaliar o imposto sobre o uso na compra. A falha contínua em relatar o imposto de uso pode desencadear uma auditoria. É fundamental configurar um processo para capturar e relatar o imposto de uso nas compras, conforme necessário.

5. Receber, revisão oportuna & responder a avisos de auditoria (pré-auditoria)

você nunca quer perder um aviso de DOR ou deixar de agir em tempo hábil sobre o aviso conforme necessário, especialmente um aviso de auditoria.

Se você tiver uma conta fiscal de vendas/Uso de DOR online, verifique se o nome, endereço, telefone e E-mail da sua empresa estão sempre atualizados. Se você autorizar o DOR a enviar avisos através da conta online, configure um processo para também receber cópias impressas por correio. Depois de receber um aviso, leia-o e responda pela data exigida no aviso.

6. Definir uma data de início de auditoria agradável

os auditores são normalmente razoáveis.

se você receber um aviso de auditoria, geralmente há uma conferência de auditoria inicial programada para revisar o plano geral de auditoria. Antes dessa conferência, descubra quanto tempo você precisará preparar e reunir formalmente os documentos necessários para a auditoria e, em seguida, trabalhe com o auditor para definir uma data de início de auditoria agradável.

o auditor pode solicitar que você assine um estatuto de isenção de limitações. Existem prós e contras para assinar. A extensão pode lhe dar mais tempo para se preparar e tornar o auditor menos agressivo em sua avaliação. Considerando que a falta de assinatura pode ter um impacto na avaliação subjacente ou no processo de apelação.Seja qual for a sua decisão, é uma prática recomendada ao longo da auditoria manter toda a comunicação por escrito e sempre responder às perguntas de um auditor, mesmo que seja apenas para pedir mais tempo.

7. Reúna os documentos de auditoria

Reúna seus retornos e documentos de vendas/compras relacionados antes do início da auditoria. Revise os avisos e problemas anteriores.

se houve uma auditoria prévia, é provável que as mesmas questões que surgiram no passado será o alvo da nova auditoria. Verifique se há erros na taxa de imposto. Se um auditor os encontrar, você provavelmente terá que pagar por essa despesa.

por outro lado, use qualquer auditoria como uma oportunidade para revisar seus registros para pagamentos em excesso/reembolsos e buscar reembolso para aqueles.

8. Designe um local de auditoria& vá para contato

se um auditor planeja estar no local e você tiver um escritório pequeno, mas ocupado, encontre um local para o auditor se sentar longe da agitação (e tagarelice) dos outros membros da equipe do Escritório.

além disso, para evitar qualquer falha de comunicação entre o auditor e outros funcionários do Escritório, estabeleça regras básicas claras sobre quem pode se envolver e responder às perguntas do auditor. Lembre-se aqui também que é a melhor prática manter toda a comunicação de auditoria por escrito.

9. Entenda o relacionamento do auditor e seus limites

muitas autoridades fiscais terceirizam funções de auditoria para terceiros. Isso ajuda a entender esse relacionamento e qual recurso você pode ter durante e após a auditoria em relação a quaisquer problemas com o auditor terceirizado.

além disso, sempre faça o seguinte:

  • durante a auditoria, faça o check-in com frequência para atualizações;
  • se sua empresa for sazonal e a amostra de auditoria for durante o período de alta temporada, solicite um processo de amostra diferente;
  • Se o auditor encontra um tempo de erros, pedir que ele/ela remover aqueles da amostra piscina;
  • Antes de o auditor emite sua avaliação formal, certifique-se de que você obtenha tempo para rever o trabalho de auditoria-artigos em detalhe e tentar negociar quaisquer problemas antes de uma avaliação final;
  • Finalmente, se a preliminar de auditoria detalhe está procurando ruim, considere buscar ajuda imediatamente a partir de um consultor fiscal.

10. Revise a avaliação e o recurso,se necessário

uma vez concluída a auditoria, o auditor emite sua avaliação. Se você concordar, basta pagar a avaliação e seguir em frente. Se a avaliação estiver relacionada a uma regra complicada da Agência Tributária, revise o estatuto real por trás da regra para garantir que não haja má interpretação.

o resultado final é que, se você não concordar com a avaliação, siga as diretrizes do Estado para um recurso.

se você se sentir acima de sua cabeça, procure o conselho de um consultor fiscal ou advogado com experiência em questões fiscais indiretas para ajudá-lo a obter o melhor resultado e permitir que você volte a gerenciar seu negócio.

se você apelar de uma avaliação ou não, no entanto, fazer quaisquer alterações ao seu negócio que são necessários para evitar avaliações futuras.

resumo

se você receber uma solicitação de auditoria fiscal de vendas/Uso, lembre-se de que os auditores são razoáveis. Se você receber uma avaliação, Certifique-se de implementar as alterações necessárias para resolver os erros encontrados na auditoria para que sua empresa não receba a mesma avaliação, Além de penalidades mais rígidas, nos próximos anos.

siga estas 10 dicas, especialmente as dicas de pré-auditoria, para ajudar a garantir um resultado de auditoria bem-sucedido. Considere o software para manter seus livros e impostos sobre vendas organizados e esteja sempre preparado para uma auditoria. O QuickBooks Sales Tax tem a funcionalidade para ajudá-lo a permanecer em conformidade com o imposto sobre vendas nos EUA.

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