tien tips voor een succesvolle sales tax audit

of uw bedrijf is net begonnen of is al jaren, op een gegeven moment de Department of Revenue (DOR) kan komen kloppen aan de deur, willen uw boeken en records te controleren om ervoor te zorgen dat uw bedrijf is het afdragen van de vereiste verkoop of gebruik belasting.

veel belastingadviseurs hebben diepgaande best practices gepubliceerd op het gebied van btw-audits. Maar, als je zoals de meeste eigenaren van kleine bedrijven heb je geen tijd om een omzetbelasting expert te worden.

daarom hebben we deze 10 tips samengesteld om u voor te bereiden op en te zorgen voor een succesvolle sales tax audit.

1. Weet wat u verkoopt (pre-audit)

of u nu eigenaar bent van een klein bedrijf of alleen te maken hebt met de boekhouding en fiscale kwesties voor een klein bedrijf, moet u altijd begrijpen wat het bedrijf verkoopt met betrekking tot de omzetbelasting regels.

soms kan bijvoorbeeld wat volgens u vrijgesteld is, belastbaar zijn, afhankelijk van het rechtsgebied. Afwisselend, als u een dienst samen met de verkoop van uw goederen, de dienst kan worden opgenomen in de belastinggrondslag, maar dezelfde dienst kan worden vrijgesteld wanneer alleen verstrekt.

het belangrijkste punt is om te weten wat u verkoopt en de regels voor de belastingbaarheid van de staat te controleren om te voorkomen dat audits achteraf worden uitgevoerd.

een proces van vrijstellingscertificaten opzetten (pre-audit)

niet alle verkopen die voor een vrijstelling in aanmerking komen, zijn op hun gezicht vrijgesteld. Vaak zijn vrijstellingen van toepassing op basis van de koper (bv. non-profit) of het beoogde gebruik van de verkochte goederen (bv. Wederverkoop).

om de vrijstelling in deze gevallen te ondersteunen, moet een verkoper een naar behoren ingevuld vrijstellingscertificaat van zijn koper verkrijgen. En zorg ervoor dat u aandacht besteedt aan de details van het vrijstellingsformulier, problemen ontstaan wanneer het formulier onjuist is of de op het certificaat vermelde vrijstellingsperiode is verstreken.

als u de verkoop hebt vrijgesteld op basis van het ontvangen van correct ingevulde vrijstellingscertificaten, stel dan een proces in voor het opslaan van deze certificaten en controleer voordat u een audit uitvoert of de verstrekte certificaten door uw staat worden geaccepteerd. Als er fouten zijn, neem dan contact op met uw koper(s) om het document te corrigeren voordat de audit begint. Anders, je zou kunnen worden geplakt betalen voor niet-geïnde belasting, plus boetes en rente.

bekijk de marketplace facilitator-overeenkomsten (pre-audit)

Bekijk en begrijp alle overeenkomsten die u mogelijk hebt met een Marketplace Facilitator, om ervoor te zorgen dat u uw verkopen verzamelt, rapporteert en betaalt via de facilitator, zoals vereist.In het licht van de uitspraak van het Amerikaanse Hooggerechtshof in Wayfair van vorig jaar, veranderen veel staten hun regels met betrekking tot Marketplace Facilitators. Zorg ervoor dat uw Marketplace Facilitator overeenkomsten blijven voldoen aan deze fiscale wijzigingen.

4. Stel een proces op voor zakelijke aankopen en Ken uw blootstelling aan gebruiksbelasting

heeft u goederen gekocht voor gebruik in uw bedrijf zonder enige belasting te betalen? Als dat zo is, kunt u een verplichting om zelf te beoordelen gebruik belasting op de aankoop. Het niet melden van gebruiksbelasting kan leiden tot een audit. Het is van essentieel belang om een proces op te zetten om de belasting op aankopen te vangen en te rapporteren.

5. Ontvang, tijdige beoordeling & reageer op auditberichten (pre-audit)

u wilt nooit een DOR-kennisgeving missen of niet tijdig reageren op de kennisgeving zoals vereist, met name een auditbericht.

als u een online dor sales/use tax account hebt, zorg er dan voor dat uw bedrijfsnaam, adres, telefoon en e-mail altijd actueel zijn. Als u de DOR machtigt om berichten via het online account te verzenden, stelt u een proces in om ook gedrukte exemplaren per post te ontvangen. Zodra u een kennisgeving, lees het en reageer op de datum vereist op de kennisgeving.

6. Stel een acceptabele aanvangsdatum van de controle

Auditors zijn doorgaans redelijk.

als u een auditbericht ontvangt, is er meestal een eerste auditconferentie gepland om het algehele auditplan te herzien. Voorafgaand aan die conferentie, erachter te komen hoe lang je nodig hebt om formeel voor te bereiden en het verzamelen van de documenten die nodig zijn voor de audit, dan werken met de auditor om een aangename controle startdatum vast te stellen.

de accountant kan u verzoeken een verjaring te ondertekenen. Er zijn voors en tegens aan tekenen. De verlenging kan je meer tijd geven om je voor te bereiden en de auditor minder agressief te maken in zijn beoordeling. Terwijl het niet ondertekenen gevolgen kan hebben voor de onderliggende beoordeling of de beroepsprocedure.Wat uw besluit ook moge zijn, het is een goede praktijk om tijdens de controle alle communicatie schriftelijk te houden en altijd te reageren op vragen van een accountant, ook al is het alleen maar om meer tijd te vragen.

7. Verzamel de auditdocumenten

Verzamel uw retourzendingen en gerelateerde verkoop/aankoop documenten voor de start van de audit. Bekijk eerdere mededelingen en problemen.

indien er een voorafgaande audit heeft plaatsgevonden, is het waarschijnlijk dat dezelfde problemen die zich in het verleden hebben voorgedaan, het doel van de nieuwe audit zullen zijn. Controleer op fouten in het belastingtarief. Als een auditor vindt die, Bent u waarschijnlijk zal moeten betalen voor die kosten.

aan de andere kant, gebruik een audit als een mogelijkheid om uw administratie te controleren op te hoge betalingen/terugbetalingen en terugbetaling te vragen voor die.

8. Wijs een auditplek aan & ga naar contact

als een auditor van plan is ter plaatse te zijn en u hebt een klein maar druk kantoor, zoek dan een plek voor de auditor om te zitten die weg is van de drukte (en gebabbel) van de andere teamleden van het kantoor.

om misverstanden tussen de auditor en andere personeelsleden van het bureau te voorkomen, moeten duidelijke basisregels worden vastgesteld voor wie de vragen van de auditor kan beantwoorden en beantwoorden. Vergeet ook hier niet dat het de beste praktijk is om alle auditcommunicatie schriftelijk te houden.

9. Begrijp de relatie met de accountant en uw grenzen

veel belastingdiensten besteden auditfuncties uit aan derden. Het helpt om die relatie te begrijpen en welke beroep je kan hebben tijdens en na de audit met betrekking tot eventuele problemen met de externe auditor.

doe ook altijd het volgende:

  • controleer tijdens de audit regelmatig in op updates;
  • als uw bedrijf seizoensgebonden is en de auditsteekproef tijdens uw hoogseizoen is, vraag dan een ander Monsterproces aan;
  • indien de auditor eenmalige fouten vaststelt, verzoekt hij/zij deze uit de steekproefpool te verwijderen;
  • voordat de auditor hun formele beoordeling geeft, zorg ervoor dat u de tijd krijgt om de auditwerkstukken in detail te bekijken en te proberen eventuele problemen te bespreken vóór een definitieve beoordeling;
  • ten slotte, als de voorlopige auditdetail er slecht uitziet, overweeg dan onmiddellijk hulp te zoeken bij een belastingadviseur.

10. Evaluatie en beroep indien nodig

zodra de audit is voltooid, geeft de auditor zijn beoordeling. Als je akkoord gaat, betaal dan gewoon de assessment en ga verder. Als de beoordeling betrekking heeft op een lastige Belastingdienst regel, herziening van de feitelijke statuten achter de regel om ervoor te zorgen dat er geen verkeerde interpretatie.

als u het niet eens bent met de beoordeling, volg dan de richtlijnen van de staat voor een beroep.

als u zich tot over uw oren in de problemen voelt, vraag dan advies aan een belastingadviseur of advocaat die ervaring heeft met indirecte belastingzaken om u te helpen het beste resultaat te behalen en u in staat te stellen uw bedrijf weer te leiden.

of u nu beroep aantekent tegen een beoordeling of niet, breng echter wijzigingen aan in uw bedrijf die nodig zijn om toekomstige beoordelingen te vermijden.

samenvatting

als u een verzoek tot belastingcontrole voor verkoop/Gebruik ontvangt, onthoud dan dat auditors redelijk zijn. Als u een assessment ontvangt, zorg er dan voor dat u de wijzigingen uitvoert die nodig zijn om de fouten in de audit aan te pakken, zodat uw bedrijf in de komende jaren niet dezelfde assessment krijgt, plus hogere boetes.

volg deze 10 tips, met name de pre-audit tips, om te helpen zorgen voor een succesvolle audit resultaat. Overweeg software om uw boeken en verkoopbelastingen georganiseerd te houden en altijd voorbereid te zijn op een audit. QuickBooks omzetbelasting heeft de functionaliteit om u te helpen blijven omzetbelasting compliant in de VS.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.