Dieci consigli per un controllo fiscale di successo vendite

Se il vostro business è appena agli inizi o è stato intorno per anni, ad un certo punto il Dipartimento delle entrate (DOR) può venire a bussare alla porta, volendo rivedere i tuoi libri e record per garantire il vostro business è stato rimettendo le vendite richieste o utilizzare fiscale.

Molti consulenti fiscali hanno pubblicato approfondite best practice nel trattare con le verifiche fiscali delle vendite. Ma, se il vostro come la maggior parte dei proprietari di piccole imprese non avete tempo per diventare un esperto di imposta sulle vendite.

Ecco perché abbiamo messo insieme questi 10 suggerimenti per aiutarti a prepararti e garantire un audit fiscale di successo.

1. Sapere che cosa si vende (pre-audit)

Se sei un piccolo imprenditore o trattare solo con le questioni contabili e fiscali per una piccola impresa, si dovrebbe sempre capire che cosa è il business sta vendendo in relazione alle regole di imposta sulle vendite.

A volte ciò che pensi sia esente, ad esempio, potrebbe essere effettivamente imponibile, a seconda della giurisdizione. In alternativa, se fornisci un servizio insieme alla vendita dei tuoi beni, il servizio può essere incluso nella base imponibile, ma lo stesso servizio può essere esente se fornito da solo.

Il punto chiave è sapere cosa stai vendendo e controllare le regole di tassabilità dello stato per evitare valutazioni di audit lungo la strada.

Stabilire un processo di certificato di esenzione (pre-audit)

Non tutte le vendite che si qualificano per un’esenzione sono esenti sul loro volto. Spesso le esenzioni si applicano in base all’acquirente (ad es. senza scopo di lucro) o all’uso previsto dei beni venduti (ad es. rivendita).

Per supportare l’esenzione in questi casi, un venditore deve ottenere un certificato di esenzione correttamente compilato dal proprio acquirente. E assicurati di prestare attenzione ai dettagli del modulo di esenzione, i problemi sorgono quando il modulo è sbagliato o il periodo di esenzione elencato sul certificato è scaduto.

Se si dispone di vendite esenti in base alla ricezione di certificati di esenzione correttamente completati, quindi stabilire un processo per l’archiviazione di questi certificati e prima di qualsiasi controllo, assicurarsi che i certificati forniti siano quelli che il proprio stato accetterà. In caso di errori, contattare l’acquirente per correggere il documento prima dell’inizio dell’audit. In caso contrario, si potrebbe essere bloccato pagare per tasse non riscosse, più sanzioni e interessi.

Controlla gli accordi del facilitatore del marketplace (pre-audit)

Controlla e comprendi tutti gli accordi che potresti avere con un Facilitatore del Marketplace, per assicurarti di raccogliere, segnalare e pagare le tue vendite tramite il facilitatore, come richiesto.

Alla luce della sentenza della Corte Suprema degli Stati Uniti dello scorso anno a Wayfair, molti stati stanno cambiando le loro regole per quanto riguarda i facilitatori del mercato. Assicurati che i tuoi accordi di facilitatore del Marketplace rimangano conformi a queste modifiche fiscali.

4. Stabilire un processo per gli acquisti aziendali e conoscere l’esposizione fiscale di utilizzo

Hai acquistato beni per l’uso nella tua azienda senza pagare alcuna tassa? Se è così, si può avere l’obbligo di auto-valutare l’uso tassa sull’acquisto. La mancata segnalazione continua dell’imposta sull’uso può innescare un audit. È fondamentale impostare un processo per catturare e segnalare l’uso dell’imposta sugli acquisti, come richiesto.

5. Ricevere, revisione tempestiva & rispondere agli avvisi di revisione (pre-audit)

Non si vuole mai perdere un avviso DOR o non riescono ad agire tempestivamente sulla comunicazione come richiesto, in particolare un avviso di revisione.

Se si dispone di una vendita DOR on-line/utilizzare conto fiscale, assicurarsi che il nome della propria attività, indirizzo, telefono ed e-mail sono sempre attuali. Se si autorizza il DOR per inviare avvisi tramite l’account online, set-up un processo per ricevere anche copie cartacee per posta. Una volta che si ottiene un avviso, leggerlo e rispondere entro la data richiesta sul bando.

6. Impostare una data di inizio audit accettabile

Gli auditor sono in genere ragionevoli.

Se si riceve un avviso di audit, di solito è prevista una conferenza di audit iniziale per esaminare il piano di audit complessivo. Prima di quella conferenza, capire quanto tempo sarà necessario preparare formalmente e raccogliere i documenti necessari per l’audit, quindi lavorare con il revisore per impostare una data di inizio di audit gradevole.

Il revisore può richiedere di firmare una rinuncia alla prescrizione. Ci sono pro e contro alla firma. L’estensione può dare più tempo per preparare e rendere il revisore meno aggressivo nella loro valutazione. Considerando che la mancata firma potrebbe avere un impatto sulla valutazione sottostante o sul processo di appello.

Qualunque sia la tua decisione, è una buona pratica durante l’audit mantenere tutte le comunicazioni per iscritto e rispondere sempre alle richieste di un revisore, anche se è solo per chiedere più tempo.

7. Raccogliere i documenti di controllo

Raccogliere i resi e i relativi documenti di vendita/acquisto prima dell’inizio dell’audit. Rivedere avvisi e problemi passati.

Se c’è stato un audit precedente, è probabile che gli stessi problemi sorti in passato saranno l’obiettivo del nuovo audit. Verificare la presenza di errori di aliquota fiscale. Se un revisore trova quelli, si rischia di dover pagare per quella spesa.

Il rovescio della medaglia, utilizzare qualsiasi audit come un’opportunità per rivedere i record per i pagamenti in eccesso/rimborsi e chiedere il rimborso per quelli.

8. Designare un posto di controllo& vai a contatto

Se un revisore prevede di essere in loco e si dispone di un piccolo ma occupato ufficio, trovare un posto per il revisore di sedersi che è lontano dal trambusto (e chiacchiere) degli altri membri del team di ufficio.

Inoltre, per evitare problemi di comunicazione tra il revisore e gli altri membri del personale dell’ufficio, stabilisce regole chiare su chi può interagire e rispondere alle domande del revisore. Ricorda anche qui che è la migliore pratica mantenere tutte le comunicazioni di audit per iscritto.

9. Comprendi la relazione tra auditor e i tuoi limiti

Molte autorità fiscali esternalizzano ruoli di audit a terzi. Aiuta a capire che rapporto e quale ricorso si può avere durante e dopo l’audit per quanto riguarda eventuali problemi con il revisore di terze parti.

Inoltre, fai sempre quanto segue:

  • Durante l’audit, effettua il check-in frequentemente per gli aggiornamenti;
  • Se la tua attività è stagionale e il campione di audit è durante il periodo di alta stagione, richiedi un processo di esempio diverso;
  • Se il revisore rileva errori una tantum, richiedere di rimuovere quelli dal pool di campioni;
  • Prima che il revisore emetta la sua valutazione formale, assicurati di avere il tempo di rivedere i documenti di lavoro dell’audit in dettaglio e provare a negoziare eventuali problemi prima di una valutazione finale;
  • Infine, se il dettaglio dell’audit preliminare sembra negativo, considera di chiedere aiuto immediatamente a un consulente fiscale.

10. Valutazione di revisione e ricorso se necessario

Una volta completato l’audit, l’auditor emette la sua valutazione. Se sei d’accordo, paga semplicemente la valutazione e vai avanti. Se la valutazione si riferisce a una regola di agenzia fiscale difficile, rivedere lo statuto reale dietro la regola per assicurarsi che non vi è alcuna interpretazione errata.

La linea di fondo è che se non sei d’accordo con la valutazione, segui le linee guida dello stato per un appello.

Se ti senti in testa, chiedere il parere di un consulente fiscale o un avvocato esperto in materia di imposte indirette per aiutarvi a ottenere il miglior risultato e consentono di tornare a gestire il vostro business.

Se si fa appello a una valutazione o no, tuttavia, apportare modifiche alla vostra attività che sono necessari per evitare valutazioni future.

Sommario

Se si riceve una richiesta di verifica fiscale vendite/uso, ricordare che i revisori sono ragionevoli. Se ricevi una valutazione, assicurati di implementare le modifiche necessarie per risolvere gli errori riscontrati nell’audit in modo che la tua azienda non riceva la stessa valutazione, oltre a sanzioni più rigide, negli anni a venire.

Segui questi 10 suggerimenti, in particolare i suggerimenti pre-audit, per garantire un esito positivo dell’audit. Considera il software per mantenere i tuoi libri e le imposte sulle vendite organizzate e preparati sempre per un audit. QuickBooks Sales Tax ha la funzionalità per aiutarti a rimanere conforme alle imposte sulle vendite negli Stati Uniti.

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