Dix conseils pour une vérification réussie de la taxe de vente

Que votre entreprise commence tout juste ou existe depuis des années, à un moment donné, le département du Revenu (DOR) peut venir frapper à la porte, voulant examiner vos livres et registres pour s’assurer que votre entreprise a versé la taxe de vente ou d’utilisation requise.

De nombreux conseillers fiscaux ont publié des pratiques exemplaires approfondies en matière de vérification de la taxe de vente. Mais, si vous aimez la plupart des propriétaires de petites entreprises, vous n’avez pas le temps de devenir un expert en taxe de vente.

C’est pourquoi nous avons rassemblé ces 10 conseils pour vous aider à vous préparer et à assurer un contrôle de la taxe de vente réussi.

1. Savoir ce que vous vendez (pré-audit)

Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise ou que vous traitiez uniquement des questions comptables et fiscales pour une petite entreprise, vous devez toujours comprendre ce que l’entreprise vend par rapport aux règles de la taxe de vente.

Parfois, ce que vous pensez être exonéré, par exemple, peut en fait être imposable, selon la juridiction. Alternativement, si vous fournissez un service en même temps que la vente de vos biens, le service peut être inclus dans l’assiette fiscale, mais le même service peut être exonéré lorsqu’il est fourni seul.

Le point clé est de savoir ce que vous vendez et de vérifier les règles de taxabilité de l’État pour éviter les évaluations d’audit en cours de route.

Établir un processus de certificat d’exemption (vérification préalable)

Toutes les ventes admissibles à une exemption ne sont pas exemptées à première vue. Souvent, des exemptions s’appliquent en fonction de l’acheteur (par exemple, à but non lucratif) ou de l’utilisation prévue des marchandises vendues (par exemple, la revente).

Pour appuyer l’exemption dans ces cas, un vendeur doit obtenir de son acheteur un certificat d’exemption dûment rempli. Et assurez-vous de faire attention aux détails du formulaire d’exemption, des problèmes surviennent lorsque le formulaire est erroné ou que la période d’exemption indiquée sur le certificat a expiré.

Si vous avez des ventes exonérées basées sur la réception de certificats d’exemption correctement remplis, établissez un processus de stockage de ces certificats et avant tout audit, assurez-vous que les certificats fournis sont ceux que votre État acceptera. S’il y a des erreurs, contactez votre (vos) acheteur(s) pour corriger le document avant le début de l’audit. Sinon, vous pourriez être coincé à payer pour l’impôt non perçu, plus les pénalités et les intérêts.

Examiner les ententes de facilitateur de marché (pré-vérification)

Examiner et comprendre toutes les ententes que vous pourriez avoir avec un facilitateur de marché, afin de vous assurer que vous collectez, déclarez et payez vos ventes par l’intermédiaire du facilitateur, au besoin.

À la lumière de la décision de la Cour suprême des États-Unis de l’année dernière dans Wayfair, de nombreux États modifient leurs règles en ce qui concerne les facilitateurs du marché. Assurez-vous que vos ententes de facilitateur de marché demeurent conformes à ces modifications fiscales.

4. Établissez un processus pour les achats d’entreprises et connaissez votre exposition à la taxe d’utilisation

Avez-vous acheté des biens destinés à être utilisés dans votre entreprise sans payer de taxe? Si c’est le cas, vous pourriez avoir l’obligation d’auto-évaluer la taxe d’utilisation sur l’achat. L’omission continue de déclarer la taxe d’utilisation peut déclencher une vérification. Il est essentiel de mettre en place un processus pour attraper et déclarer la taxe d’utilisation sur les achats, au besoin.

5. Recevoir un examen en temps opportun & répondre aux avis d’audit (pré-audit)

Vous ne voulez jamais manquer un avis de DOR ou ne pas donner suite à l’avis en temps opportun, en particulier un avis d’audit.

Si vous avez un compte de taxe de vente / d’utilisation DOR en ligne, assurez-vous que le nom, l’adresse, le téléphone et l’adresse e-mail de votre entreprise sont toujours à jour. Si vous autorisez le DOR à envoyer des avis via le compte en ligne, mettez en place un processus pour recevoir également des copies papier par la poste. Une fois que vous avez reçu un avis, lisez-le et répondez avant la date requise sur l’avis.

6. Fixer une date de début d’audit acceptable

Les auditeurs sont généralement raisonnables.

Si vous recevez un avis d’audit, une conférence d’audit initiale est généralement prévue pour examiner le plan d’audit global. Avant cette conférence, déterminez combien de temps vous aurez besoin pour préparer et rassembler officiellement les documents nécessaires à l’audit, puis travaillez avec l’auditeur pour fixer une date de début d’audit acceptable.

L’auditeur peut vous demander de signer une renonciation au délai de prescription. Il y a des avantages et des inconvénients à signer. La prolongation peut vous donner plus de temps pour vous préparer et rendre l’auditeur moins agressif dans son évaluation. Attendu que le défaut de signer pourrait avoir une incidence sur l’évaluation sous-jacente ou le processus d’appel.

Quelle que soit votre décision, il est recommandé tout au long de l’audit de garder toutes les communications par écrit et de toujours répondre aux demandes d’un auditeur, même si c’est juste pour demander plus de temps.

7. Rassemblez les documents d’audit

Rassemblez vos déclarations et les documents de vente/achat connexes avant le début de l’audit. Passez en revue les avis et les problèmes passés.

S’il y a eu une vérification antérieure, il est probable que les mêmes problèmes qui ont surgi dans le passé seront la cible de la nouvelle vérification. Vérifiez les erreurs de taux d’imposition. Si un auditeur les trouve, vous devrez probablement payer ces dépenses.

D’un autre côté, utilisez toute vérification comme une occasion d’examiner vos dossiers pour les trop-payés / remboursements et demandez le remboursement de ceux-ci.

8. Désignez un poste d’audit & allez à contact

Si un auditeur prévoit être sur place et que vous avez un bureau petit mais occupé, trouvez un endroit où l’auditeur peut s’asseoir loin de l’agitation (et des bavardages) des autres membres de l’équipe du bureau.

De plus, pour éviter toute mauvaise communication entre l’auditeur et les autres membres du personnel du bureau, établissez des règles de base claires quant à qui peut dialoguer avec l’auditeur et y répondre. Rappelez-vous également ici qu’il est recommandé de conserver toutes les communications d’audit par écrit.

9. Comprendre la relation avec l’auditeur et vos limites

De nombreuses autorités fiscales sous-traitent des rôles d’audit à des tiers. Cela aide à comprendre cette relation et les recours que vous pouvez avoir pendant et après l’audit en ce qui concerne tout problème avec le tiers auditeur.

Aussi, procédez toujours comme suit:

  • Pendant l’audit, vérifiez fréquemment les mises à jour;
  • Si votre entreprise est saisonnière et que l’échantillon d’audit est pendant votre période de haute saison, demandez un processus d’échantillonnage différent;
  • Si l’auditeur trouve des erreurs ponctuelles, demandez-lui de les retirer du pool d’échantillons;
  • Avant que l’auditeur ne publie son évaluation formelle, assurez-vous d’avoir le temps d’examiner les documents de travail d’audit en détail et d’essayer de négocier les problèmes avant une évaluation finale;
  • Enfin, si les détails de l’audit préliminaire semblent mauvais, envisagez de demander immédiatement l’aide d’un conseiller fiscal.

10. Examiner l’évaluation et faire appel au besoin

Une fois la vérification terminée, l’auditeur émet son évaluation. Si vous êtes d’accord, il vous suffit de payer l’évaluation et de passer à autre chose. Si l’évaluation se rapporte à une règle délicate de l’agence fiscale, examinez la loi réelle derrière la règle pour vous assurer qu’il n’y a pas de mauvaise interprétation.

L’essentiel est que si vous n’êtes pas d’accord avec l’évaluation, suivez les directives de l’État pour un appel.

Si vous vous sentez au-dessus de votre tête, demandez conseil à un conseiller fiscal ou à un avocat expérimenté en matière de fiscalité indirecte pour vous aider à obtenir le meilleur résultat et vous permettre de reprendre la gestion de votre entreprise.

Que vous interjetiez appel d’une évaluation ou non, cependant, apportez les modifications nécessaires à votre entreprise pour éviter de futures évaluations.

Résumé

Si vous recevez une demande de vérification fiscale de vente / utilisation, n’oubliez pas que les auditeurs sont raisonnables. Si vous recevez une évaluation, assurez-vous de mettre en œuvre les changements nécessaires pour corriger les erreurs constatées dans l’audit afin que votre entreprise ne reçoive pas la même évaluation, plus des pénalités plus sévères, dans les années à venir.

Suivez ces 10 conseils, en particulier les conseils de pré-audit, pour garantir un résultat d’audit réussi. Envisagez un logiciel pour organiser vos livres et vos taxes de vente et soyez toujours prêt pour un audit. La taxe de vente QuickBooks a la fonctionnalité pour vous aider à rester conforme à la taxe de vente aux États-Unis.

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