Diez consejos para una auditoría exitosa de impuestos sobre las ventas

Ya sea que su negocio esté comenzando o haya existido por años, en algún momento el Departamento de Ingresos (DOR) puede llamar a la puerta, querer revisar sus libros y registros para asegurarse de que su negocio haya estado remitiendo el impuesto de ventas o uso requerido.

Muchos asesores fiscales han publicado en profundidad las mejores prácticas para hacer frente a las auditorías del impuesto sobre las ventas. Pero, si te gusta la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, no tienes tiempo para convertirte en un experto en impuestos sobre las ventas.

Es por eso que hemos reunido estos 10 consejos para ayudarlo a prepararse y garantizar una auditoría de impuestos sobre las ventas exitosa.

1. Sepa lo que vende (auditoría previa)

Ya sea que sea propietario de una pequeña empresa o que solo se ocupe de los problemas contables y fiscales de una pequeña empresa, siempre debe comprender qué es lo que vende la empresa en relación con las reglas del impuesto sobre las ventas.

A veces, lo que usted cree que está exento, por ejemplo, puede ser gravable, dependiendo de la jurisdicción. Alternativamente, si proporciona un servicio junto con la venta de sus bienes, el servicio puede estar incluido en la base impositiva, pero el mismo servicio puede estar exento cuando se proporciona solo.

El punto clave es saber lo que está vendiendo y verificar las normas estatales de tributación para evitar evaluaciones de auditoría en el futuro.

Establecer un proceso de certificado de exención (auditoría previa)

No todas las ventas que califican para una exención están exentas en su apariencia. A menudo, se aplican exenciones basadas en el comprador (por ejemplo, sin fines de lucro) o en el uso previsto de los bienes vendidos (por ejemplo, reventa).

Para justificar la exención en estos casos, el vendedor debe obtener de su comprador un certificado de exención debidamente cumplimentado. Y asegúrese de prestar atención a los detalles del formulario de exención, los problemas surgen cuando el formulario es incorrecto o el período de exención que figura en el certificado ha expirado.

Si tiene ventas exentas basadas en la recepción de certificados de exención debidamente completados, establezca un proceso para almacenar estos certificados y, antes de cualquier auditoría, asegúrese de que los certificados proporcionados sean los que su estado aceptará. Si hay errores, comuníquese con su(s) comprador (es) para corregir el documento antes de que comience la auditoría. De lo contrario, podría estar atascado pagando impuestos no cobrados, más multas e intereses.

Revisar los acuerdos del facilitador del mercado (auditoría previa)

Revise y comprenda cualquier acuerdo que pueda tener con un Facilitador del Mercado, para asegurarse de que está recopilando, informando y pagando sus ventas a través del facilitador, según sea necesario.

A la luz del fallo de la Corte Suprema de los Estados Unidos del año pasado en Wayfair, muchos estados están cambiando sus reglas con respecto a los Facilitadores del Mercado. Asegúrese de que sus acuerdos de Facilitador de Mercado sigan cumpliendo con estos cambios de impuestos.

4. Establezca un proceso para compras comerciales y conozca su exposición al impuesto de uso

¿Compró bienes para su uso en su negocio sin pagar ningún impuesto? Si es así, es posible que tenga la obligación de autoevaluar el impuesto de uso sobre la compra. El hecho de no informar el impuesto de uso puede desencadenar una auditoría. Es clave establecer un proceso para capturar y reportar el impuesto de uso en las compras, según sea necesario.

5. Recibir una revisión oportuna & responder a avisos de auditoría (preauditoría)

Nunca querrá perderse un aviso de DOR ni dejar de actuar a tiempo sobre el aviso según sea necesario, especialmente un aviso de auditoría.

Si tiene una cuenta de impuestos de ventas/uso de DOR en línea, asegúrese de que el nombre, la dirección, el teléfono y el correo electrónico de su empresa estén siempre actualizados. Si autoriza al DOR a enviar notificaciones a través de la cuenta en línea, configure un proceso para recibir también copias impresas por correo. Una vez que reciba un aviso, léalo y responda en la fecha requerida en el aviso.

6. Establezca una fecha de inicio de auditoría aceptable

Los auditores suelen ser razonables.

Si recibe un aviso de auditoría, generalmente hay una conferencia de auditoría inicial programada para revisar el plan general de auditoría. Antes de esa conferencia, averigüe cuánto tiempo necesitará para preparar formalmente y reunir los documentos necesarios para la auditoría, luego trabaje con el auditor para establecer una fecha de inicio de auditoría aceptable.

El auditor puede solicitarle que firme una exención de prescripción. Hay pros y contras en firmar. La extensión puede darle más tiempo para prepararse y hacer que el auditor sea menos agresivo en su evaluación. Considerando que, la falta de firma podría tener un impacto en la evaluación subyacente o en el proceso de apelación.

Sea cual sea su decisión, es una buena práctica durante toda la auditoría mantener toda la comunicación por escrito y responder siempre a las preguntas de un auditor, incluso si es solo para pedir más tiempo.

7. Reúna los documentos de auditoría

Reúna sus declaraciones y los documentos de compra/venta relacionados antes del inicio de la auditoría. Revise avisos y problemas anteriores.

Si hubo una auditoría anterior, es probable que los mismos problemas que surgieron en el pasado sean el objetivo de la nueva auditoría. Compruebe si hay errores en la tasa de impuestos. Si un auditor los encuentra, es probable que tenga que pagar por ese gasto.

Por otro lado, use cualquier auditoría como una oportunidad para revisar sus registros de sobrepagos/reembolsos y solicitar el reembolso de esos.

8. Designe un lugar de auditoría & vaya a contacto

Si un auditor planea estar en el lugar y usted tiene una oficina pequeña pero ocupada, busque un lugar para que el auditor se siente lejos del ajetreo y el bullicio (y la charla) de los otros miembros del equipo de la oficina.

Además, para evitar cualquier falta de comunicación entre el auditor y otros funcionarios de la oficina, establezca reglas básicas claras sobre quién puede interactuar con el auditor y responder a sus preguntas. Recuerde aquí también que es una buena práctica mantener toda la comunicación de auditoría por escrito.

9. Comprender la relación de auditor y sus límites

Muchas autoridades fiscales subcontratan funciones de auditoría a terceros. Es útil comprender esa relación y qué recursos puede tener durante y después de la auditoría con respecto a cualquier problema con el auditor externo.

Además, siempre haga lo siguiente:

  • Durante la auditoría, verifique con frecuencia las actualizaciones;
  • Si su negocio es estacional y la muestra de auditoría es durante su período de temporada alta, solicite un proceso de muestra diferente;
  • Si el auditor encuentra errores de una sola vez, pídale que los elimine del grupo de muestras;
  • Antes de que el auditor emita su evaluación formal, asegúrese de tener tiempo para revisar los documentos de trabajo de auditoría en detalle y tratar de negociar cualquier problema antes de una evaluación final;
  • Finalmente, si el detalle de la auditoría preliminar se ve mal, considere buscar ayuda de inmediato de un asesor fiscal.

10. Revisar la evaluación y apelar si es necesario

Una vez finalizada la auditoría, el auditor emite su evaluación. Si está de acuerdo, simplemente pague la evaluación y siga adelante. Si la evaluación se relaciona con una regla complicada de la agencia tributaria, revise el estatuto real detrás de la regla para asegurarse de que no haya interpretaciones erróneas.

La conclusión es que si no está de acuerdo con la evaluación, siga las pautas del estado para una apelación.

Si se siente abrumado, busque el asesoramiento de un asesor fiscal o un abogado con experiencia en asuntos de impuestos indirectos para ayudarlo a obtener el mejor resultado y permitirle volver a administrar su negocio.

Sin embargo, ya sea que apele una evaluación o no, realice cualquier cambio en su negocio que sea necesario para evitar evaluaciones futuras.

Resumen

Si recibe una solicitud de auditoría de impuestos de venta/uso, recuerde que los auditores son razonables. Si recibe una evaluación, asegúrese de implementar los cambios necesarios para corregir los errores encontrados en la auditoría para que su negocio no reciba la misma evaluación, más sanciones más severas, en los próximos años.

Siga estos 10 consejos, especialmente los consejos previos a la auditoría, para ayudar a garantizar un resultado de auditoría exitoso. Considere el software para mantener sus libros e impuestos sobre las ventas organizados y siempre esté preparado para una auditoría. El Impuesto sobre las ventas de QuickBooks tiene la funcionalidad para ayudarlo a cumplir con el impuesto sobre las ventas en todo Estados Unidos.

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