Zehn Tipps für eine erfolgreiche Umsatzsteuerprüfung

Egal, ob Ihr Unternehmen gerade erst anfängt oder es schon seit Jahren gibt, irgendwann klopft das Department of Revenue (DOR) möglicherweise an die Tür und möchte Ihre Bücher und Aufzeichnungen überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die erforderliche Umsatz- oder Nutzungssteuer überwiesen hat.

Viele Steuerberater haben ausführliche Best Practices im Umgang mit Umsatzsteuerprüfungen veröffentlicht. Aber wenn Sie wie die meisten Kleinunternehmer sind, haben Sie keine Zeit, ein Umsatzsteuerexperte zu werden.

Deshalb haben wir diese 10 Tipps zusammengestellt, die Sie auf eine erfolgreiche Umsatzsteuerprüfung vorbereiten und sicherstellen.

1. Wissen, was Sie verkaufen (Pre-Audit)

Ob Sie ein Kleinunternehmer sind oder sich nur mit den Buchhaltungs- und Steuerfragen eines Kleinunternehmens befassen, Sie sollten immer verstehen, was das Unternehmen in Bezug auf die Umsatzsteuerregeln verkauft.

Manchmal, was Sie denken, ist befreit, zum Beispiel, könnte tatsächlich steuerpflichtig sein, abhängig von der Gerichtsbarkeit. Wenn Sie alternativ eine Dienstleistung zusammen mit dem Verkauf Ihrer Waren erbringen, kann die Dienstleistung in die Steuerbemessungsgrundlage einbezogen werden, dieselbe Dienstleistung kann jedoch befreit sein, wenn sie allein erbracht wird.

Der entscheidende Punkt ist, zu wissen, was Sie verkaufen, und die staatlichen Steuervorschriften zu überprüfen, um spätere Prüfungsbewertungen zu vermeiden.

Einrichten eines Freistellungszertifikatsprozesses (Pre-Audit)

Nicht alle Verkäufe, die für eine Freistellung in Frage kommen, sind auf ihrem Gesicht freigestellt. Oft gelten Ausnahmen aufgrund des Käufers (z. B. gemeinnützig) oder der beabsichtigten Verwendung der verkauften Waren (z. B. Weiterverkauf).

Um die Befreiung in diesen Fällen zu unterstützen, muss ein Verkäufer eine ordnungsgemäß ausgefüllte Befreiungsbescheinigung von seinem Käufer erhalten. Probleme treten auf, wenn das Formular falsch ist oder die auf dem Zertifikat angegebene Befreiungsfrist abgelaufen ist.

Wenn Sie Verkäufe befreit haben, die auf dem Erhalt ordnungsgemäß ausgefüllter Befreiungszertifikate basieren, legen Sie einen Prozess zum Speichern dieser Zertifikate fest und stellen Sie vor jeder Prüfung sicher, dass die bereitgestellten Zertifikate von Ihrem Staat akzeptiert werden. Wenn es Fehler gibt, wenden Sie sich an Ihre Käufer, um das Dokument zu korrigieren, bevor das Audit beginnt. Andernfalls könnten Sie für nicht eingezogene Steuern zuzüglich Strafen und Zinsen zahlen.

Marketplace Facilitator Agreements (Pre-Audit) überprüfen

Überprüfen und verstehen Sie alle Vereinbarungen, die Sie mit einem Marketplace Facilitator getroffen haben, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Verkäufe über den Facilitator nach Bedarf erfassen, melden und bezahlen.

Angesichts des letztjährigen Urteils des Obersten Gerichtshofs der USA in Wayfair ändern viele Staaten ihre Regeln in Bezug auf Marktvermittler. Stellen Sie sicher, dass Ihre Marketplace Facilitator-Vereinbarungen mit diesen Steueränderungen konform bleiben.

4. Richten Sie einen Prozess für Geschäftskäufe ein und kennen Sie Ihre Steuerbelastung

Haben Sie Waren zur Verwendung in Ihrem Unternehmen gekauft, ohne Steuern zu zahlen? In diesem Fall sind Sie möglicherweise verpflichtet, die Nutzungssteuer auf den Kauf selbst zu erheben. Anhaltendes Versäumnis, die Steuer zu melden, kann eine Prüfung auslösen. Es ist wichtig, einen Prozess einzurichten, um die Verbrauchssteuer auf Einkäufe nach Bedarf zu erfassen und zu melden.

5. Erhalten, rechtzeitige Überprüfung & Reagieren Sie auf Prüfungsmitteilungen (Vorabprüfung)

Sie möchten niemals eine DOR-Benachrichtigung verpassen oder nicht rechtzeitig auf die erforderliche Benachrichtigung reagieren, insbesondere auf eine Prüfungsmitteilung.

Wenn Sie ein Online-DOR Umsatz/Verwendung Steuerkonto, stellen Sie sicher, dass Ihr Firmenname, Adresse, Telefon und E-Mail sind immer aktuell. Wenn Sie den DOR autorisieren, Mitteilungen über das Online-Konto zu senden, Richten Sie einen Prozess ein, um auch Ausdrucke per Post zu erhalten. Sobald Sie eine Benachrichtigung erhalten haben, lesen Sie sie und antworten Sie bis zu dem in der Benachrichtigung angegebenen Datum.

6. Legen Sie ein akzeptables Audit-Startdatum fest

Auditoren sind in der Regel vernünftig.

Wenn Sie eine Prüfungsmitteilung erhalten, ist in der Regel eine erste Prüfungskonferenz geplant, um den gesamten Prüfungsplan zu überprüfen. Finden Sie vor dieser Konferenz heraus, wie lange Sie die für das Audit erforderlichen Dokumente formell vorbereiten und sammeln müssen, und arbeiten Sie dann mit dem Auditor zusammen, um ein akzeptables Audit-Startdatum festzulegen.

Der Wirtschaftsprüfer kann Sie auffordern, eine Verjährungsverzicht zu unterzeichnen. Es gibt Vor- und Nachteile zu unterzeichnen. Die Verlängerung kann Ihnen mehr Zeit zur Vorbereitung geben und den Auditor in seiner Beurteilung weniger aggressiv machen. Das Versäumnis, zu unterschreiben, könnte sich auf die zugrunde liegende Beurteilung oder das Beschwerdeverfahren auswirken.

Was auch immer Ihre Entscheidung ist, es ist eine Best Practice während der gesamten Prüfung, die gesamte Kommunikation schriftlich zu halten und immer auf die Anfragen eines Abschlussprüfers zu antworten, auch wenn es nur darum geht, mehr Zeit zu verlangen.

7. Sammeln Sie die Prüfungsdokumente

Sammeln Sie Ihre Retouren und die zugehörigen Verkaufs- / Kaufdokumente vor Beginn des Audits. Überprüfen Sie frühere Mitteilungen und Probleme.

Wenn es eine vorherige Prüfung gab, sind wahrscheinlich dieselben Probleme, die in der Vergangenheit aufgetreten sind, das Ziel der neuen Prüfung. Überprüfen Sie auf Steuersatzfehler. Wenn ein Auditor diese findet, werden Sie wahrscheinlich für diese Kosten bezahlen müssen.

Nutzen Sie auf der anderen Seite jedes Audit als Gelegenheit, Ihre Aufzeichnungen auf Überzahlungen / Rückerstattungen zu überprüfen und eine Rückerstattung für diese zu beantragen.

8. Bestimmen Sie einen Auditort & Gehen Sie zu Kontakt

Wenn ein Auditor vor Ort sein möchte und Sie ein kleines, aber geschäftiges Büro haben, suchen Sie einen Platz für den Auditor, der abseits der Hektik (und des Geschwätzes) der anderen Büroteammitglieder liegt.

Um Missverständnisse zwischen dem Abschlussprüfer und anderen Mitarbeitern des Amtes zu vermeiden, legen Sie außerdem klare Grundregeln fest, wer mit den Fragen des Abschlussprüfers in Kontakt treten und diese beantworten kann. Denken Sie auch hier daran, dass es am besten ist, die gesamte Audit-Kommunikation schriftlich zu halten.

9. Verstehen Sie die Beziehung des Wirtschaftsprüfers und Ihre Grenzen

Viele Steuerbehörden lagern Prüfungsaufgaben an Dritte aus. Es hilft, diese Beziehung zu verstehen und welche Rückgriffsmöglichkeiten Sie während und nach der Prüfung in Bezug auf Probleme mit dem externen Prüfer haben.

Machen Sie auch immer Folgendes:

  • Überprüfen Sie während des Audits häufig auf Updates.
  • Wenn Ihr Unternehmen saisonal ist und die Audit-Stichprobe während Ihrer Hochsaison stattfindet, fordern Sie einen anderen Beispielprozess an;
  • Wenn der Wirtschaftsprüfer einmalige Fehler feststellt, bitten Sie ihn, diese aus dem Stichprobenpool zu entfernen;
  • Bevor der Wirtschaftsprüfer seine formelle Beurteilung abgibt, stellen Sie sicher, dass Sie Zeit haben, die Arbeitspapiere der Wirtschaftsprüfung im Detail zu überprüfen, und versuchen Sie, alle Probleme vor einer endgültigen Beurteilung auszuhandeln;
  • Wenn die vorläufigen Prüfungsdetails schlecht aussehen, sollten Sie sich unverzüglich an einen Steuerberater wenden.

10. Bewertung überprüfen und gegebenenfalls Berufung einlegen

Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, gibt der Prüfer seine Beurteilung ab. Wenn Sie einverstanden sind, zahlen Sie einfach die Bewertung und fahren Sie fort. Wenn sich die Bewertung auf eine knifflige Regel der Steuerbehörde bezieht, überprüfen Sie das tatsächliche Gesetz hinter der Regel, um sicherzustellen, dass keine Fehlinterpretation vorliegt.

Die Quintessenz ist, dass, wenn Sie mit der Beurteilung nicht einverstanden sind, dann folgen Sie den Richtlinien des Staates für eine Beschwerde.

Wenn Sie sich überfordert fühlen, lassen Sie sich von einem Steuerberater oder Anwalt beraten, der Erfahrung mit indirekten Steuerangelegenheiten hat, um das beste Ergebnis zu erzielen und Ihr Unternehmen wieder führen zu können.

Unabhängig davon, ob Sie eine Bewertung anfechten oder nicht, nehmen Sie jedoch Änderungen an Ihrem Unternehmen vor, die erforderlich sind, um zukünftige Bewertungen zu vermeiden.

Zusammenfassung

Wenn Sie eine Anfrage zur Umsatzsteuerprüfung erhalten, denken Sie daran, dass Wirtschaftsprüfer angemessen sind. Wenn Sie eine Bewertung erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Änderungen implementieren, um die im Audit festgestellten Fehler zu beheben, damit Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren nicht dieselbe Bewertung sowie strengere Strafen erhält.

Befolgen Sie diese 10 Tipps, insbesondere die Tipps vor dem Audit, um ein erfolgreiches Auditergebnis sicherzustellen. Betrachten Sie Software, um Ihre Bücher und Umsatzsteuern organisiert zu halten und immer auf eine Prüfung vorbereitet zu sein. Quickbooks Umsatzsteuer hat die Funktionalität, die Sie Umsatzsteuer-konform in den USA bleiben zu helfen.

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